Niezapłacone faktury mogą poważnie zakłócić płynność finansową każdej firmy. Gdy kontrahent zwleka z zapłatą, warto wiedzieć, że istnieje procedura zgłoszenia takiej sytuacji do urzędu skarbowego. Pozwala to nie tylko odzyskać podatek VAT od niezapłaconej faktury, ale także uniknąć płacenia podatku dochodowego od niezrealizowanego przychodu. W tym poradniku krok po kroku wyjaśnię, jak prawidłowo zgłosić niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego, by odzyskać należny podatek.
Kiedy można zgłosić niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego?
Zanim przystąpisz do procedury zgłaszania niezapłaconej faktury, musisz upewnić się, że spełnione są następujące warunki:
- Od terminu płatności faktury minęło co najmniej 90 dni
- Faktura nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie
- Należność wynikająca z faktury została wcześniej zadeklarowana w podatku VAT jako sprzedaż
- W przypadku podatku dochodowego – przychód z faktury został wcześniej rozpoznany w deklaracji podatkowej
Pamiętaj, że termin 90 dni liczy się od daty płatności wskazanej na fakturze, a nie od daty jej wystawienia. Jeśli na fakturze nie określono terminu płatności, liczy się 90 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Przygotowanie dokumentacji przed zgłoszeniem
Przed przystąpieniem do procedury zgłoszenia niezapłaconej faktury, przygotuj kompletną dokumentację, która będzie stanowić podstawę twojego roszczenia:
- Kopię niezapłaconej faktury z wyraźnie widocznym terminem płatności
- Dowody potwierdzające bezskuteczność windykacji (np. wezwania do zapłaty, potwierdzenia nadania wezwań, korespondencję z dłużnikiem)
- Potwierdzenie, że należność została wcześniej wykazana w deklaracji VAT
- Ewidencję VAT za okres, w którym wystawiono fakturę
- Dokumentację księgową potwierdzającą brak płatności
Procedura zgłaszania niezapłaconej faktury w podatku VAT – ulga na złe długi
Oto jak krok po kroku zgłosić niezapłaconą fakturę w ramach ulgi na złe długi w podatku VAT:
1. Zidentyfikuj faktury, od których upłynęło 90 dni od terminu płatności i pozostają niezapłacone.
2. Przygotuj korektę podatku należnego poprzez wypełnienie deklaracji VAT za okres, w którym upłynął 90-dniowy termin od daty płatności faktury.
3. W deklaracji VAT-7 lub VAT-7K (w zależności od formy rozliczania) wykaż korektę podatku należnego w odpowiedniej pozycji formularza.
4. Do deklaracji dołącz formularz VAT-ZD, czyli „Zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego”.
5. W formularzu VAT-ZD wskaż:
– Dane nabywcy (dłużnika)
– Numer faktury i datę jej wystawienia
– Kwotę korekty podstawy opodatkowania
– Kwotę korekty podatku należnego
6. Złóż deklarację VAT wraz z formularzem VAT-ZD w urzędzie skarbowym lub elektronicznie poprzez system e-Deklaracje.
Ważne: Korektę podatku VAT można zastosować tylko wtedy, gdy dłużnik na dzień złożenia deklaracji podatkowej nadal nie uregulował należności i nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
Zgłaszanie niezapłaconej faktury w podatku dochodowym
W przypadku podatku dochodowego procedura wygląda nieco inaczej i umożliwia zmniejszenie podstawy opodatkowania:
1. Przygotuj szczegółowy wykaz niezapłaconych faktur, od których upłynęło 90 dni od terminu płatności.
2. W kolejnej deklaracji podatkowej (PIT lub CIT) dokonaj korekty podstawy opodatkowania poprzez zmniejszenie przychodów o wartość niezapłaconych faktur (bez VAT).
3. W przypadku rocznego rozliczenia podatku dochodowego:
– Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych – uwzględnij korektę w zeznaniu rocznym PIT-36
– Spółki kapitałowe – uwzględnij korektę w zeznaniu CIT-8
4. Przygotuj i zachowaj dokumentację potwierdzającą upływ 90 dni od terminu płatności oraz brak zapłaty, co będzie kluczowe w przypadku ewentualnej kontroli.
Dokumentowanie korekty w księgach rachunkowych
Oprócz zgłoszenia do urzędu skarbowego, konieczne jest odpowiednie udokumentowanie korekty w księgach:
1. Wystawienie dokumentu wewnętrznego potwierdzającego korektę przychodu, z dokładnym opisem powodu korekty i odniesieniem do niezapłaconej faktury.
2. Wprowadzenie korekty do ewidencji księgowej:
– W KPiR – zmniejszenie przychodu w kolumnie „Pozostałe przychody”
– W księgach rachunkowych – zapis korygujący przychody ze sprzedaży
3. Zachowanie dokumentacji potwierdzającej dokonanie korekty dla celów ewentualnej kontroli podatkowej, w tym dowodów prób windykacji należności.
Co zrobić, gdy dłużnik zapłaci po dokonaniu korekty?
Jeśli po dokonaniu korekty dłużnik ureguluje należność, musisz niezwłocznie przywrócić skorygowane wcześniej kwoty:
1. W deklaracji VAT za okres, w którym otrzymałeś zapłatę, ponownie zwiększyć podatek należny o kwotę, o którą wcześniej go zmniejszyłeś.
2. W przypadku podatku dochodowego – zwiększyć podstawę opodatkowania o kwotę otrzymanej zapłaty w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymałeś płatność.
3. Sporządzić odpowiednią dokumentację księgową potwierdzającą przywrócenie przychodu, z wyraźnym odniesieniem do wcześniejszej korekty.
Pamiętaj, że obowiązek zwiększenia podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana, bez względu na to, ile czasu upłynęło od dokonania korekty.
Najczęstsze błędy przy zgłaszaniu niezapłaconych faktur
Unikaj następujących błędów, które mogą skutkować zakwestionowaniem korekty przez urząd skarbowy:
- Nieprawidłowe liczenie 90-dniowego terminu (liczenie od daty wystawienia faktury zamiast od terminu płatności)
- Brak dokumentacji potwierdzającej próby windykacji należności
- Niezłożenie formularza VAT-ZD wraz z deklaracją VAT
- Dokonanie korekty w przypadku, gdy dłużnik jest w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego
- Nieuwzględnienie otrzymanych częściowych płatności przy obliczaniu kwoty korekty
Alternatywne metody postępowania z niezapłaconymi fakturami
Zgłoszenie do urzędu skarbowego to nie jedyny sposób radzenia sobie z niezapłaconymi fakturami. Warto równolegle rozważyć również:
1. Windykację polubowną – systematyczne wezwania do zapłaty, negocjacje warunków spłaty, ustalenie elastycznego harmonogramu rat dostosowanego do możliwości dłużnika.
2. Windykację sądową – złożenie pozwu o zapłatę, uzyskanie nakazu zapłaty, a następnie skierowanie sprawy do egzekucji komorniczej.
3. Sprzedaż wierzytelności firmie windykacyjnej lub faktoringowej – szybkie odzyskanie części należności bez angażowania własnych zasobów w proces windykacji.
4. Wpisanie dłużnika do Krajowego Rejestru Długów lub innych rejestrów informacji gospodarczej, co może zmotywować go do spłaty zadłużenia w obawie przed utratą wiarygodności biznesowej.
5. Skorzystanie z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej, która dysponuje odpowiednimi narzędziami i doświadczeniem w odzyskiwaniu należności.
Procedura zgłaszania niezapłaconych faktur do urzędu skarbowego to skuteczne narzędzie, które pozwala odzyskać zapłacony wcześniej podatek i poprawić bieżącą sytuację finansową firmy. Pamiętaj jednak, że wymaga ona skrupulatnego przestrzegania terminów i właściwego dokumentowania wszystkich działań. Dzięki prawidłowemu przeprowadzeniu tej procedury możesz znacząco poprawić płynność finansową swojej firmy w trudnym okresie oczekiwania na zapłatę od nierzetelnego kontrahenta.